Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т. е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.

Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.

Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.

Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».

Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:

Внедренное решение должно обладать:


Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения
Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»
Средствами обнаружение старых данных и документов
Средствами передачи информации в архив

В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:


Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом
Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале
Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать
Осозновать как категоризировать и структурировать данные
Знать как отыскивать документы
Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно
Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению

Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.




Open in Google Docs Viewer
Open link in new tab
Open link in new window
Open link in new incognito window

Download file
Copy link address
Edit PDF File on PDFescape. com



Источник: IT-Brama
22:57 24.03.2017

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

Вы любите работать? Или смотреть, как работают други...

Как писал Джером К. Джером в своей книге «Трое в лодке, не считая собаки», «я очень люблю работу. Я могу часами, не отрываясь, смотреть, как работают другие». Могу смело отнес...

Куда девался капитан Немо? ...Все его видели, но ник...

Был ли загадочный капитан Немо всего лишь литературным героем, придуманным Жюлем Верном? В романе «Двадцать тысяч лье под водой» говорится, что капитан Немо — индийский пр...

Качественная оценка недвижимости

В сфере торговых операций имеются свои собственные специфические законы. Как правило, незнание либо, что обычно происходит невыполнение данных правил, сводятся к глобальным последствиям, а вернее дене...

Мышцы - зеркало души, или Как тело отражает наши пер...

Наверное, многие из нас обращали внимание на взаимосвязь душевной жизни и телесных реакций. Например: «замирание» дыхания, сопровождающее чувство страха, тревогу и пр. ; вздох облегчения&...

Как кофе помогает определить характер человека?

Кто-то любит чай, а кто-то — кофе. Вы когда-нибудь задумывались, почему любимая девушка всегда заказывает капучино, отец пьет только эспрессо, а лучший друг чаще всего предпочитает именно л...

Аутсорсинг

Термины и определения. Аутсорсинг (от англ. outsourcing: внешний источник) — передача организацией определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специа...