Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т. е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.

Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.

Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.

Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».

Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:

Внедренное решение должно обладать:


Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения
Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»
Средствами обнаружение старых данных и документов
Средствами передачи информации в архив

В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:


Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом
Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале
Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать
Осозновать как категоризировать и структурировать данные
Знать как отыскивать документы
Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно
Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению

Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.




Open in Google Docs Viewer
Open link in new tab
Open link in new window
Open link in new incognito window

Download file
Copy link address
Edit PDF File on PDFescape. com



Источник: IT-Brama
22:57 24.03.2017

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

«Что есть истина?» Жан Кальвин – 500 лет

Есть люди, жизнь которых подчинена идее, вере в идею. И есть великие люди, созидающие и развивающие идею, неумолимо к себе подчиняясь ей и неутомимо пытаясь убедить или заставить других. Таков великий...

Последний аккорд

     Ну вот, наконец, и последний день в этом затхлом уездном городишке. Акты о сдаче подписаны, ключи переданы, инструменты упакованы и отправлены. Ночью мы уедем - машины по...

Как моя строгая роскошная начальница западает только...

Я сидел в буфете и пил холодное баночное пиво. Хотелось напиться и все забыть, но водка не продавалась. Неожиданно из за спины ко мне подошла Анастасия Михайловна. Встав смирно по привычке я уставился...

Значение корпоративного сайта в развитии компании

Допустим, что сайт организации – это приемная какой-либо фирмы. Посетитель, пришедший по делам в эту "приемную", должен, во-первых, ощутить "уровень" компании, во-вторых, почувствовать отзывчивость и ...

Как не заблудиться в мире классической литературы? С...

Вот мы и подошли к эпохе Романтизма (1789−1830). Для меня она — особенная, одна из любимых, и я расскажу почему. Романтики — неисправимые идеалисты, они бежали от обогащени...

Возможно, ли заработать в интернете???

Наверное, самый часто встречающийся вопрос на просторах сети. Тема заработка в интернете стала еще более актуальней и более острой во время кризиса. Тем более о его (т.е кризиса) конце, наверное освед...