Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т. е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.

Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.

Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.

Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».

Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:

Внедренное решение должно обладать:


Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения
Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»
Средствами обнаружение старых данных и документов
Средствами передачи информации в архив

В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:


Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом
Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале
Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать
Осозновать как категоризировать и структурировать данные
Знать как отыскивать документы
Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно
Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению

Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.




Open in Google Docs Viewer
Open link in new tab
Open link in new window
Open link in new incognito window

Download file
Copy link address
Edit PDF File on PDFescape. com



Источник: IT-Brama

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 22:57 24.03.2017 Hiinfo.Ru

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

Как надо работать

     Ниже приводится текст одной из первых инструкций по научной организации труда, разработанной в начале двадцатых годов прошлого века Алексеем Капитоновичем Гастевым. Инстр...

Отдых в Доминикане на Новый Год

Остров Гаити, на котором расположена Доминиканская республика, или Доминикана, как привыкли мы называть эту страну, первый из всех Антильских островов, открытых Христофором Колумбом, который был наз...

Педофилия. Лечить или кастрировать?

На днях прочитала в СМИ мнение главного психиатра Минздравсоцразвития Р Ф Зураба Кекелидзе о принудительной кастрации педофилов. Доктор Кекелидзе считает, что химическая кастрация может быть применена...

Самый маленький цифровой диктофон в мире!

EDIC-mini B21-1120  - цифровой диктофон (Digital Voice Recorder) Самый маленький цифровой диктофон в мире! Простое управление диктофоном Управление диктофоном очень простое и осуществляется одно...

Как поднять себе настроение?

Наше настроение может меняться несколько раз в день. Мы то смеемся и радуемся, то плачем и опускаем руки… Конечно, грустить иногда полезно. Но это не должно превращаться в привычку. Как же...

Работа заграницей в 2009 году...

Алинка Хотелось бы узнать мнение о работе заграницей в 2009 году - реально ли для специалистов высокой категории. Я специалист в области управления персоналом. А муж - специалист ИТ. Интересует: Чехи...