Корпоративный портал: эффективное хранение файлов. Часть 1

Корпоративный портал – это основная точка информации для сотрудников компании. Это указывает, что, в идеале, все данные, прибавление и файлы должны выкладываться тут. Т. е. В идеале все проекты и описания к ним должны весеть на портале, все регламенты, стандарты, указания, новости, описания и все-все остальное обязанно иметься там.

Файлы, данные… Задумывались ли Вы почему файлы в общих директориях как правило называют «файловой помойкой»? Ответ прост: если пользователи работают с файлами нет правил, отвечающих на вопросы такого плана: «Какая должна быть структура общих папок?», «Как файлы должны называться?», «Где файлы должны храниться», «Как архивировать файлы», «Как предоставлять дела (а также и файлы впоследствии увольнения сотрудника)» и другие.

Предположим, что Вы решили именно так использовать корпоративный портал – систематитизровать документы в предприятии.

Предположим что фирма, которая настраивает вам портал, либо вы своими силами структурировали и перенесли на корпоративный портал всю необходимую информацию, а не нужныю информациию «передали в архив». Конечно же, появляется вопрос «Что сделать, чтобы корпоративный портал умирать подобной «помойкой», как и «общие папки».

Чтобы избежать такого рода проблемы, нужно выполнить такие положения:

Внедренное решение должно обладать:


Жёсткой структурой и гибкой системой расширения решения
Средствами поиска типа «куда сохранить мой документа»
Средствами обнаружение старых данных и документов
Средствами передачи информации в архив

В предприятии должны
Быть разработаны стандарты, описывающие, как и что сохранять, как поручать дела, файлы и другую информацию при увольнении сотрудника
Назначены ответственные за ведение и поддержку актуальности информации.
Работники организации должны:


Быть обученными по взаимодействию с корпоративным порталом
Осозновать, что документы не должны быть на рабочих столах, а обязанны быть на портале
Понимать, как и куда сохранять документы, как их именовать
Осозновать как категоризировать и структурировать данные
Знать как отыскивать документы
Уметь настраивать представление информации так, как им это было бы удобно
Понимать, что нужно делать если нашли упущения при работе корпоративного портала либо появились предложения по его улучшению

Системные администраторы обязанны иметь:
Возможности обнаруживать неиспользуемую информацию или информацию, которая неверно ведется
Обратную связь от пользователей
Как успевать выполнения каждого из пунктов и сделать портальное решение эффективным, я расскажу в следующих статьях.




Open in Google Docs Viewer
Open link in new tab
Open link in new window
Open link in new incognito window

Download file
Copy link address
Edit PDF File on PDFescape. com



Источник: IT-Brama
22:57 24.03.2017

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

Как правильно штукатурить?

Как подготовить поверхность стены к штукатурке? Сначала стену следует тщательно очистить от пыли и грязи, промыть водой. А если она сухая и чистая, то можно только смочить. Если же поверхность с...

Как бороться с пикапером?

Идея этой статьи родилась после того, как в столовой Ленинской библиотеки на меня «напал» пикапер. Просто сел за мной столик и начал активно «клеиться». Ничего у него не вышло...

Как не заблудиться в мире классической литературы? Г...

Эпоха Возрождения в культуре и литературе отмечена обращением к античному культурному наследию. Родина Возрождения или, как его ещё называют, Ренессанса — Италия. Это объясняется тем, что и...

Вкусные рецепты: Томатное сорбе, Салатик из кальмаро...

Томатное сорбеТОМАТНОЕ СОРБЕ: Помидоры очистить от кожицы (надрезать крестообразно, ошпарить кипятком, через минуту опустить в холодную воду, кожица снимется легко), вынуть семечковую часть, нарезать ...

Зачем нужна торговая система на Forex?

Чтобы снизить влияние психологического фактора и систематизировать свою торговлю на валютном рынке Forex, трейдеры используют торговые системы. Роль торговых систем заключается в предварительном плани...

Последняя игрушка. Похищение

Кайса медленно выплывала из глубин ласкового теплого озера Это было прекрасно — прозрачная чистейшая вода, пронизанная солнцем, сама несла её тело, ей даже не приходилось прилагать усилий. Здесь ...